Contexte technique et besoins des CHM au sud
Le monde digital a considérablement évolué depuis les débuts du partenariat du CHM belge. Les outils en ligne sont différents, de même que l'utilisation sociale de l'internet. Dans le monde entier, les points focaux doivent s'adapter à ces changements afin de profiter au mieux des avantages liés aux technologies émergentes pour leur travail sur le CHM.
Depuis 1999, le CHM belge soutient ses partenaires à développer leur CHM. De 2006 à 2018, les formations CHM ont porté sur le ‘CHM Portal Toolkit' de la Commission européenne (PTK).
A partir de 2019, les formations CHM porteront sur le nouvel outil de gestion de contenu appelé ‘Bioland’. Cet outil est développé par le Secrétariat de la CDB. Il est facile d’utilisation et disponible en libre accès. Il permet l’intégration de données depuis la CDB et ses protocoles ainsi que depuis d’autres fournisseurs de données pertinentes pour les CHMs nationaux, p.e GBIF. Plusieurs utilisateurs peuvent contribuer simultanément au contenu du site via une interface web.
Activités éligibles
Cet appel à propositions n'a pas pour vocation de s'attaquer à toutes les contraintes identifiées par les points focaux CHM. Son objectif principal est le transfert des données d'un site CHM développé sous le PTK vers un site CHM Bioland.
Les activités suivantes sont possibles :
- Transférer des données du site PTK vers Bioland:
- Organisation d'une réunion pour sélectionner les données prioritaires à transférer
- Engager des étudiants pour maximum trois mois pour faire le transfert
- Facturation connexion Internet
- Assistance pour la numérisation de documents ou données importants ;
Ce qui ne sera pas financé :
- formations par les tuteurs belges (telles que des formations continues au niveau national ou la formation de nouveaux collaborateurs) ;
- ateliers, si leurs objectifs ne sont pas directement liés à l'amélioration du site web CHM ;
- publication et impression de documents écrits autres que des dépliants et brochures faisant la promotion du CHM.
Délivrables
Les délivrables attendus en fin de projets sont :
- Un projet réalisé selon les termes du contrat
- Un rapport narratif complet (format libre)
- Un rapport financier suivant le modèle fourni par CEBioS (Excel)
- Un site web CHM mis à jour, plus fonctionnel et reconnu officiellement par les autorités du pays (si ce n’était pas le cas avant le projet).
Pays et partenaires éligibles
Sont éligibles :
les Points focaux nationaux des Centres d'échange d'informations (CHM) des pays partenaires francophones de la Belgique : Bénin, Burkina Faso, Burundi, Côte d'Ivoire, Guinée, Guinée-Bissau, Maroc, Niger, R.D. Congo, Togo.
Important : les partenaires qui n’ont pas remis les rapports et/ou justificatifs dans les délais pour leurs projets de l’appel renforement CHM 2019 ou antérieur ne sont pas éligibles à cet appel digitalisation 2020 (puisque le budget du projet antérieur est retiré du budget 2020 de CEBioS).
Type de support
Pour cet appel, il est possible de soumettre des projets de maximum 3 mois (fin des projets le 31 mars 2021).
L'IRSNB financera les projets sélectionnés à raison de 80% de leurs coûts estimés. Les 20% restants devront être apportés par le partenaire.
Le montant maximum alloué par le PFN belge est de 2.000 euros pour un projet de 3 mois.
Projets
80% du budget demandé sera versé au début du projet et les 20% restant à la fin du projet. La 2ème tranche ne sera versée qu’après réception des rapports et pièces justificatives scannées. Les rapports narratifs et financiers doivent être envoyés au plus tard le 1 mai 2021. Aucun dépassement du budget initial ne sera accepté, donc aucun remboursement supérieur au budget accordé initialement ne sera possible.
Nombre estimé de projets soutenus
5 à 8 projets pourront être financés. Ce nombre dépendra de la taille et de la qualité de l’ensemble des projets soumis.
Promoteur et partenaires du projet
Le promoteur officiel du projet est le Point focal national du Centre d'échange d'informations, en accord et concertation avec l'autorité de tutelle. Une lettre d'approbation de l'autorité de tutelle est à joindre au dossier.
La coopération Sud-Sud est éligible sous cet appel, tant qu’il est clairement indiqué quelles activités seront mises en œuvre dans quel pays.
Une collaboration ou une sous-traitance avec un autre partenaire local est possible. Dans ce cas, cette collaboration ou sous-traitance doit être clairement indiquée dans le dossier de soumission.
Préparation d'une demande et instructions de soumission
Les projets doivent être envoyés à l'IRSNB au plus tard le 15 décembre 2020, à l'adresse électronique cbd-chm<at>naturalsciences.be.
Alternativement, et uniquement si l'e-mail ne fonctionne pas correctement, un courrier peut être envoyé à l'adresse postale indiquée en fin de document.
Les projets doivent être soumis en suivant le modèle disponible.
Pour préparer le budget, il est obligatoire d'utiliser le modèle de budget et de lire attentivement le vademecum. Vous devez soumettre le budget dans la proposition (format texte) et également l’envoyer dans un fichier Excel séparé.
Rapportage
Un rapport d'activités (= narratif) et un rapport financier doivent être envoyés à l’IRSNB à la fin des projets de 3 mois.
En fin de projet, des scans de bonne qualité de toutes les pièces justificatives des dépenses doivent être envoyé à l’IRSNB par mail, en accord avec les instructions officielles de la Coopération Belge au Développement et en respectant les critères énoncés dans le Vademecum de CEBioS. Toute dépense non justifiée par une pièce éligible sera aux frais du partenaire. Les pièces justificatives originales doivent être conservées par le partenaire pour une durée de 10 ans en cas d’audit de la part de CEBioS ou de la DGD.
Les frais d’envoi par transporteur des rapports (narratif et financier), du matériel produit dans le cadre du projet et éventuellement des originaux des pièces justificatives en cas d’audit doivent être inscrits au budget du projet à l’avance.
La date limite de rapportage pour les projets est fixée au 1 mai 2021.
Les rapports financiers doivent être soumis en utilisant le fichier Excel type fourni par CEBioS.
Dates indicatives pour l'examen des propositions et l'exécution des projets
Projets
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27 novembre 2020 |
Distribution de l'appel à proposition via le site web du Centre d'échange d'informations de la Belgique |
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15 décembre 2020 |
Date limite pour soumettre les projets |
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18 décembre 2020 |
Les bénéficiaires des projets retenus sont contactés |
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12 décembre 2020 - 31 mars 2021 |
Déroulement des projets de 3 mois |
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1 mai 2021 |
Rapports d'activités et rapports financiers sont soumis |
Contacts
Les personnes suivantes seront chargées de l'évaluation et du suivi des projets, avec le soutien d'experts (DGD et autres) :
- Han DE KOEIJER, Point focal CHM pour la Belgique
- Jolien VENNEMAN, assistante au point focal CHM pour la Belgique
Afin que chacune de ces personnes soit informée en tout temps de l'évolution d'un dossier, il est demandé d'utiliser uniquement l'adresse e-mail générique cbd-chm<at>naturalsciences.be. Si vous n’aviez pas reçu un email de confirmation de réception de votre projet dans les trois jours après envoi, vous pourriez contacter Han de Koeijer directement.
Institut royal des Sciences naturelles de Belgique
Rue Vautier 29
1000 Bruxelles
Belgique
E-mail: cbd-chm<at>naturalsciences.be
